Cách ghi biên bản cuộc họp hiệu quả
Dù bạn không phải làm việc trên danh nghĩa là một thư ký thì bạn vẫn nên biết cách ghi biên bản cuộc họp hiệu quả. Đây được coi là một kĩ năng cơ bản khi bạn làm văn phòng hành chính. Cùng webloikhuyen tìm hiểu cách ghi biên bản cuộc họp hiệu quả
Mục Lục
Cách ghi biên bản cuộc họp hiệu quả – Cần chuẩn bị những gì?
Chính sách họp hành trong cơ quan
Để ghi biên bản cuộc họp hiệu quả, bạn cần biết cơ quan của bạn họp hành có theo chính sách, quy tắc gì không. Nếu không phải ghi chép biên bản theo mẫu có sẵn của công ty, bạn cần hỏi xem biên bản nên gồm những nội dung nào, dùng trong mục đích gì.
Vai trò của mình trong cuộc họp
Biết được vai trò của mình trong cuộc họp, sẽ giúp bạn ghi biên bản cuộc họp hiệu quả. Có thể bạn chỉ tham gia ghi biên bản hoặc vừa ghi chép biên bản vừa thảo luận. Nếu bạn là chủ trì hay có vai trò chính trong cuộc họp thì không nên ghi biên bản.
Dụng cụ ghi chép
Nếu công ty có sẵn mẫu biên bản cuộc họp, bạn chỉ cần in ra rồi điền thông tin cuộc họp vào. Còn nếu không có sẵn, bạn có rất nhiều cách để ghi biên bản cuộc họp hiệu quả. Giấy, bút, sổ ghi chép, máy tính,… Để đảm bảo nắm được hết cuộc họp để ghi biên bản cuộc họp hiệu quả, bạn có thể sử dụng thêm máy ghi âm.
Cách ghi biên bản cuộc họp hiệu quả
Biên bản cuộc họp trong quá trình soạn thảo cần phải đầy đủ, chi tiết khách quan, không được bình luận thêm bớt một nội dung nào để đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin, chính xác để làm cơ sở cho các quyết định xử lý và làm minh chứng cho các nhận định hoặc kết luận khác.
Yêu cầu về nội dung
Bạn cần nắm được yêu cầu về nội dung nếu muốn ghi biên bản cuộc họp hiệu quả. Nội dung biên bản cần có:
+ Số liệu, sự kiện phải chính xác, cụ thể khách quan.
+ Ghi chép nội dung trung thực và đầy đủ không được suy diễn chủ quan.
+ Nội dung trình bày không được lan man phải có trọng tâm, trọng điểm.
Yêu cầu về hình thức
Để ghi biên bản họp hiệu quả thì bạn không chỉ để ý đến nội dung mà còn cả hình thức của biên bản. Cách thức trình bày bố cục của biên bản cuộc họp bao gồm:
+ Quốc hiệu, Tiêu Ngữ
+ Nội dung tên văn bản và trích yếu nội dung.
+ Nêu rõ thời gian cụ thể từ phút lập biên bản, ngày tháng năm, và giờ.
+ Thành phần tham dự (tiến hành kiểm tra xác minh sự kiện thực tế dự hội họp).
+ Diễn biến sự kiện thực tế (phần nội dung)
+ Phần kết thúc
+ Thủ tục ký xác nhận
Lưu ý để ghi biên bản cuộc họp hiệu quả
Biên bản sau khi hoàn thành sẽ đọc cho mọi người cùng nghe xác nhận biên bản phản ánh đúng sự kiện và cùng ký xác nhận.
Hi vọng bài viết của webloikhuyen đã mang đến cho bạn nhiều thông tin bổ ích. Cảm ơn bạn đã đọc bài viết.